لائحة الأعمال اليومية تخفف من حدة التوتر وتزيد من الإنتاجية

تم نشره في الاثنين 1 شباط / فبراير 2010. 10:00 صباحاً
  • لائحة الأعمال اليومية تخفف من حدة التوتر وتزيد من الإنتاجية

 

ترجمة: مريم نصر

عمّان- يشعر كثير من الناس أن الساعات المتوفرة في اليوم لا تكفي لإنجاز المهمات، ما يجعلهم متخبطين في أعمالهم، وبالتالي زيادة التوتر الذي يؤدي إلى الكثير من الأمراض.

ويرى الاختصاصيون في مجال تنظيم الوقت أن المشكلة لدى الكثيرين تكمن في تنظيم الوقت فقط.

وفي هذا السياق، تقول جولي مورجنسترن، مؤلفة كتاب "إدارة الوقت من الداخل إلى الخارج"، أن هناك أمورا معينة يجب القيام بها لتنظيم الوقت، ولعل أهمها معرفة التفاوت بين أهمية الواجبات على لائحة الأعمال اليومية التي تعد أمرا حيويا ومهما.

والأمر لا يتوقف عند وضع قائمة بالأعمال فحسب، كما تشير مورجنسترن، فهنالك الكثيرون ممن يصنعون لائحة بأعمالهم خلال اليوم، لكنهم عند البدء بتنفيذ البنود الموجودة على القائمة، فإنهم يعاملون كل الواجبات بالتساوي.

لذلك تنصح مورجنسترن المرء بتحديد أهدافه اليومية بدقة ومن ثم تدوينها، وتقول "لتحديد الأهداف بدقة، على المرء التفكير بالأنشطة والمجهود اللذين يعودان على المرء وعلى عمله بالفائدة".

ومن فوائد التدوين، بحسب مورجنسترن، حصول المرء على نوم عميق، لأن الذهن يصبح صافيا، وبالتالي يصبح المرء أنشط وأكثر قدرة على الإنجاز.

كما أن تدوين الواجبات والتخطيط يحرران العقل ويحلان الكثير من المشكلات ويدفعان المرء إلى الالتزام، فيشعر بأن كل ما هو مكتوب يستحق الانجاز.

والمكان الذي تثبت عليه لائحة الأعمال مهم جدا، بحسب مورجنسترن، إذ لا يجب الاعتماد في كتابة لائحة الأعمال والواجبات على قطع من الورق المبعثرة هنا وهناك، ولا على قصاصات في المكتب أو الملصقات التي تثبت بواسطة مغناطيس على الثلاجة مثلا، إذ يجب أن تكتب اللائحة في مكان واحد في مفكرة يحملها المرء معه أو على الكمبيوتر.

ويجب أن تكون هذه المفكرة في متناول اليد باستمرار، لكي يتمكن المرء من مراجعتها بشكل دوري، ولا بد من النظر إليها في الصباح كأول شيء يفعله المرء بعد شرب الماء وأخذ حمام منعش.

وعن طريقة تحديد الكتابة، تقول مورجنسترن "يجب تحديد الفقرات على القائمة بدقة، وأن يكون الواجب على قدر الاستطاعة، وإلا أجبر المرء على أكثر من طاقته، كما يجب أن تكون القائمة شاملة".

وتضيف "يجب دوما عند مغادرة المكتب كتابة ستة أشياء تقريبا لم تتمكن من إنجازها، ولكنها ضرورية، وهذه الحركة تمكن المرء من أن يكون أكثر تركيزاً، وسرعان ما يشعر المرء بتحسن ملحوظ في الإنتاجية".

كما يجب تحديد تاريخ وزمن للواجبات والالتزام بها قدر المستطاع، ولتحقيق ذلك؛ يجب إعطاء كل واجب مدة زمنية محددة.

ومن أهم النقاط التي يجب الحرص عليها، كما تقول مورجنسترن، عمل لائحة للمدى الطويل؛ فكثير من مخططي الوقت يعملون لوائـح للمدى الطويل، كما أن بعضهم يعـرف لائحة واجباته الشهرية، وحتى السنوية.

التعليق