منوعات

القواعد الذهبية لتجنب الوقوع في الحرج عند كتابة البريد الالكتروني

   هونج كونج- يمثل البريد الاليكتروني أسهل وسيلة اتصال في العالم ولكنه يعتبر كذلك أقصر طريق لتوجيه الاهانات أو تدمير العلاقات الشخصية أو إفساد صفقات العمل.


ورغم أن الرسائل الالكترونية أصبحت الوسيلة الرئيسية لادارة العمل والعلاقات الشخصية إلا أن عددا كبيرا من مستخدمي الكمبيوتر يقعون كثيرا في مشاكل بسبب عدم إتقانهم لفنون استخدام البريد الاليكتروني.


وفي كثير من الاحيان تكون عواقب هذه الاخطاء وخيمة حيث أن إرسال بريد إليكتروني إلى شخص خطأ أو استخدام لغة حادة فيكتابة الرسالة قد تثير مشكلات بين الاصدقاء أو تفسد العلاقة بينشركاء العمل.


وتقول جوديث كالوس خبيرة آداب البريد الاليكتروني ومؤلفة كتاب”لان آداب الانترنت لها أهميتها” إن سمة التحرر في كتابة البريدالالكتروني تجعل كثيرين لا يتنبهون إلى المشكلات التي قد تحدث بسبب إساءة فهم محتوى الرسالة.


وتضيف أن “الاتصال عبر الانترنت لا يعني التخلي عن الاخلاق والاداب والاحساس بالمسئولية”.


وترى كالوس أن الالتزام بالادب والاخلاق على الانترنت ينطوي على أهمية كبيرة بالنسبة لحياة المرء الشخصية والعملية وبالتالي يتعين تنمية هذا السلوك كما لو كان مهارة.


ووضعت كالوس عدة قواعد ينبغي مراعاتها عند كتابة البريد الالكتروني حيث تشير إلى ضرورة تجنب إرسال ملفات مرفقة كبيرة الحجم وتنصح باستخدام الملفات المضغوطة أو تنبيه المتلقي إلى حجم الملف المرفق الذي سيستقبله.


وتقول خبيرة البريد الالكتروني إن استخدام الحروف كبيرة الحجم في الكتابة يوازي الصياح والتعنيف كما يدل على إهمال كاتب الرسالة ويسبب صعوبة عند القراءة وتضيف أن الجمل القصيرة قد تبدو حادة وغير ودية.


وترى كالوس أن استخدام أشكال الخطوط الفنية والخلفيات ورسوما لجرافيك قد يثير إزعاج المتلقي حيث أنها قد تظهر لديه غيرواضحة أو مقروءة وبالتالي ينصح بتحري البساطة عند كتابة الرسائل الالكترونية.


ويتعين تجنب الفكاهة أو السخرية عند كتابة رسالة إلكترونية خاصة إذا كانت موجهة إلى شخص غريب حيث أنه قد يسيء فهمها.


وتنصح كالوس من يتلقى رسالة إلكترونية تثير غضبه أن يتجنب الرد عليها وهو يشعر بالغضب بل عليه أن يهدأ أولا قبل أن يبادر بالرد حتى لا يثير شجارا عبر الانترنت.


وتقول إنه ينبغي عدم إرسال أي معلومات شخصية أو سرية عبر البريد الالكتروني لانه يمكن أن يطلع عليها طرف ثالث بما في ذلك زملاء العمل.


وتدعو مستخدمي البريد الاليكتروني إلى الالتزام بقواعد النحو واستخدام علامات الترقيم حتى لا يتركوا لدى المتلقي انطباعا بأنهم مهملون.

إغلاق

أنت تستخدم إضافة Adblock

برجاء دعمنا عن طريق تعطيل إضافة Adblock