علاء علي عبد
عمان- بمجرد أن تبدأ بكتابة قائمة المهام التي عليك إنجازها تبدأ حبات العرق بالتصبب على جبينك وفكرة واحدة تدور في رأسك.. “كيف سأتمكن من إنجاز كل هذا؟”. المشكلة الكبرى أن جميع المهام المطلوبة تبدو متساوية الأهمية، مما يعني أنه لا يمكن ترتيب المهام حسب درجة الأهمية.
لا بد وأن الجميع مر بهذه الظروف، فهناك أيام تبدو مكتظة بانشغالاتها وقائمة المهام اليومية تتحول فجأة لكرة ثلج تكبر بشكل مطرد. وكلما زادت المهام المطلوبة يصبح من الصعب ترتيبها حسب الأولوية، حسب ما ذكر موقع “TheZeoReport”.
من السهل في هذه الحالة أن تتحول ورقة المهام المطلوبة إلى صخرة ملقاة على ظهرك، لكن لا تقلق، فهناك عدد من الأسئلة المنطقية التي يمكن أن تساعدك على تحضير خطة عملية لإنجاز المطلوب في الوقت المناسب:
- ما هي المهام التي لا بد من إنجازها اليوم تحديدا؟ يقوم البعض بكتابة قائمة بالمهام المطلوبة للأسبوع، وعندما يجدها مكتظة بمهام لا يمكن تأجيلها للأسبوع المقبل مثلا، فإنه يلجأ لمحاولة استحضار المهام التي ينبغي عليه إنجازها طوال الشهر معتقدا أن هذه الطريقة ستشعره أن الوقت ما يزال طويلا معه، لكن هذه الطريقة غالبا ما تزيد من توتره وضيقه. لذا فالتصرف الصحيح في هذه الحالة هو محاولة تضييق المدة التي تغطيها قائمة المهام بدلا من توسيعها. فعلى سبيل المثال قد يطلب منك مديرك في العمل إنجاز تقرير معين يخص الشركة التي تعمل بها على أن يكون هذا التقرير جاهزا آخر الأسبوع، هنا عليك أن تلاحظ أنه يمكن ولو بشكل مؤقت ترك التفكير بالتقرير ومحاولة التركيز على المهام المطلوب الانتهاء منها اليوم. ومن ثم يمكنك تضييق القائمة أكثر فأكثر من خلال التعرف على المهمة التي عليك الانتهاء منها خلال الساعات الأربع المقبلة.
- ما هي المهام التي تحمل الأهمية الكبرى بين المهام الأخرى؟ لعلك تقول في نفسك إن جميع المهام متساوية الأهمية، وهذا ما زاد الأمر صعوبة أمام عينيك، لكن على الرغم من أن الأهمية تبدو متساوية لكنك تستطيع ترتيبها بالرغم من ذلك وهذا يكون عن طريق أن تحدد مدى حدة الآثار المترتبة على عدم إنجاز تلك المهام بشكل كامل في الوقت المناسب. فمثلا هل سيقوم مديرك بتأنيبك؟ هل ستخسر أحد عملاء شركتك المميزين؟ هل ستوصف بأنك شخص مهمل ضمن محيط أسرتك؟ قد يكون التفكير بالآثار المترتبة على عدم إنجاز المطلوب مخيفا للبعض لكنه طريقة فعالة لمساعدتك على ترتيب أولوياتك.
- هل يمكن تفويض شخص آخر للقيام بالمهمة المطلوبة؟ بعد أن تكون نوعا ما صنفت المهام حسب درجة أهميتها فقد يظهر لك عدد من المهام التي تكون في خانة “المهام المستعجلة لكنها غير ضرورية جدا”. كمثال على هذه المهام أنه عليك إجراء مكالمات هاتفية مع عدد من الأشخاص الذين اتصلوا معك ولم تتمكن من الرد على مكالمتهم لانشغالك، ولكن اليوم أصبح ضروريا إعادة الاتصال بهم حتى لا يشعروا أنك تتجاهل مطالبهم. هناك الكثير من المهام التي يمكن وضعها في هذه الخانة، وهذه المهام تحتاج لأن تسأل نفسك ما إذا كان ضروريا أن تنجزها بنفسك أم يمكن تفويض من ينوب عنك بإنجازها. قد يكون من الصعب إجابة هذا السؤال مباشرة وأنت تنظر لقائمة مهام مكتظة، لكن يجب أن يبقى السؤال حاضرا في ذهنك نظرا لكونه يمكن أن يساعدك على استغلال وقتك بالشكل الصحيح.
