علاء علي عبد
عمان- على الرغم من حرصك الشديد على أن تكون رسالة البريد الإلكتروني (الإيميل) التي ترسلها في غاية الوضوح بالنسبة للشخص الذي سيستلمها، لكن ومع ذلك فإنك لا تحصل على الرد الذي كنت تتوقعه، بل ربما يحدث الأسوأ وهو ألا تحصل على رد على الإطلاق.
لا بد وأننا جميعا قد مررنا بمثل هذا الموقف وبدأنا نبحث عن السبب لحدوث هذا الأمر.
فيما يلي نستعرض بعض الأشياء التي يجب على المرء عدم إغفالها لضمان أن يتم قراءة الإيميلات التي يقوم بإرسالها:
- احرص على أن تحدد متى يجب أو لا يجب استخدام الإيميل: علينا أن نعلم بأن رسائل البريد الإلكتروني ليست الحل الأنسب دائما، فهناك أوقات يكون على المرء استخدام وسيلة تواصل أخرى تناسب الموقف الذي يمر به.
وفي إحدى الدراسات التي أجريت هذا العام، تبين أن ما نسبته
43.9 % من الموظفين يفضلون اللجوء لإرسال الرسائل النصية القصيرة في حالة الطوارئ كونهم يرون أن التفاعل عبر الإيميل يصنف بأنه طريقة بطيئة في حال وجود ضرورة للتواصل الفوري.
هذا لا يعني بالطبع أن الرسائل النصية القصيرة هي الحل الأمثل لجميع المواقف، فنظرا لاستخدام هذه الرسائل بالدردشات اليومية أصبح مبررا أن يتجاهل المرء قراءة تلك الرسائل في وقت العمل، لذا ففي كثير من الأحيان يكون الحديث عبر الهاتف أو المقابلة الشخصية، إن أمكن، هو الحل الأنسب.
- احرص على مراعاة احتياجات من تكتب له الإيميل: أحيانا يكون على المرء إرسال العديد من الرسائل الإلكترونية وبالتالي نجده يكتبها بصيغة شبه واحدة تناسب أسلوبه على الرغم من أن المفروض أن يراعي أسلوب الشخص الذي يراسله.
لذا عليه قبل أن يضغط زر الإرسال أن يسأل نفسه ما النبرة التي يجب أن يتحدث بها مع ذلك الشخص، وكم من المعلومات يجب أن تتضمنه الرسالة بحيث لو زادت تلك المعلومات تصبح مملة مما يزيد من احتمالية تجاهلها.
- اجعل عنوان الرسالة لافتا: تعد عناوين الرسائل الإلكترونية من أول الأشياء التي يقرأها المستلم لتحديد ما إذا كان من الضروري أن يقرأها فورا أم يمكنه تأجيلها أو ربما تجاهلها كليا. لذا يجب عندما تقرر إرسال إيميل لشخص ما أن تعتني بسطر عنوان الرسالة بحيث يكون عبارة عن كلمات قليلة لكنها كافية للفت الانتباه.
اضافة اعلان
