عمان- اعتدنا عندما نتحدث عن الابتكار وطرق تنظيم الوقت، أن نذكر بضرورة وضع قائمة الأعمال التي علينا إنجازها خلال فترة زمنية محددة؛ حيث إن لهذه القائمة دورا كبيرا في عملية تنظيم الوقت والاستفادة منه بالشكل الأمثل.
لكن ترى هل فكر أحدنا بتحضير قائمة ثانية تخص الأعمال التي علينا تجنب إنجازها؟ قد يبدو الأمر غريبا بالنسبة للبعض كون مسألة القائمة الثانية غير متداولة بشكل واسع، لكن، وبحسب موقع Life Hack، فإن أهمية تلك القائمة لا تقل بأي حال عن أهمية القائمة الأولى؛ حيث إن تحديد الأشياء التي نريد أن نتجنب عملها سيقودنا تلقائيا للأعمال المهمة التي علينا إنجازها.
لو كنت تطمح إلى أن تحسن استغلال وقتك بشكل فاعل، فيمكنك القيام بتحضير قائمة الأعمال التي لا تريد القيام بها، وذلك باتباع النصائح التالية:
- تجنب محاولة القيام بجميع الأعمال المطلوبة دفعة واحدة: بداية علينا أن نعلم بأن لكل عمل أهمية خاصة به، وقد بينت الدراسات أن حوالي 20 % فقط من الأعمال المدرجة بقائمة ما يجب إنجازه تحمل 80 % من درجة أهمية جميع الأعمال المدرجة على القائمة. ويسمى هذا القانون 20/80. لذا عليك القيام بترتيب الأعمال المدرجة ضمن القائمة التي تريد إنجازها، وتصفية هذه الأعمال بحيث تتنبه للأعمال المهمة فقط، ووضع الأعمال الأخرى في قائمة الأعمال التي لا تريد إنجازها في هذا اليوم، على أن تعيد ترتيب القائمتين في اليوم التالي وهكذا.
- عدم الرد على جميع الرسائل الإلكترونية: لعل الكثيرين منا قد اعتادوا على تفقد بريدهم الإلكتروني في الصباح الباكر، لكن المشكلة بهذا الأمر أنه بالنسبة للبعض ليس من المستبعد إطلاقا استلام مئات الرسائل يوميا، والمشكلة فيمن يريد الرد على جميع تلك الرسائل. طبعا أنا لا أطالب بإهمال الرسائل الإلكترونية، بالعكس، فهي أصبحت إحدى أهم وسائل التواصل حول العالم، لكن ما أعنيه هو أن الكثير من الرسائل التي تصلنا تكون عبارة عن رسائل محولة من قبل بعض الأصدقاء أو الأقارب، كونهم وجدوا أحد المواضيع التي اعتقدوا أنها قد تهمنا. هذه الرسائل وما شابهها لا تعد ضمن الرسائل التي تحتاج إلى رد سريع عليها، لذا بدلا من قضاء ساعات طويلة للرد على الرسائل الإلكترونية، يمكننا تصنيفها حسب الأهمية والقيام بالرد على عدد معين من الرسائل يوميا حسب أهميتها، وفي المقابل تأجيل الرسائل الأخرى إلى أن يحين دورها.
- الابتعاد عن التأجيل: يعد التأجيل بمثابة قاتل النجاح. فالقيام بنقل مهمة ما من قائمة التنفيذ لقائمة الانتظار لن يؤدي سوى إلى تراكم المهام المطلوبة منك، وبالتالي تصبح ميالا لتركها كلها، كونك لا تملك الوقت الكافي لإنجازها في الوقت المناسب. انظر إلى الناس حولك واعلم أن من يمارس منهم التأجيل والمماطلة غير سعيد، ولو تظاهر بعكس ذلك، وحتى لو شعر بالسعادة، فهي ستكون مؤقتة، كونه سيضطر لترك الأمور التي يحس معها بالمتعة من أجل إتمام الأعمال عندما يصبح تنفيذها أمرا حتميا.
- عدم الحرص على تنفيذ كل شيء بشكل مثالي ومن أول تجربة: لعل المثالية التي بداخلنا قد غذت وبدون وعي منا، مسألة المماطلة، يجب علينا أن نتقبل ارتكابنا للأخطاء البسيطة أثناء القيام بمهمة ما، فتلك الأخطاء ليست إلا دروسا ستساعدنا على إتقان عملنا أكثر وأكثر في المرات المقبلة. يمكننا تقسيم المهمة لعدة مراحل تبدأ بالسهل وتنتهي بالصعب، ولو تعرضنا للخطأ في أي مرحلة من المراحل، فعلينا تقبله وأن نكرر المحاولة بدلا من اللجوء إلى المماطلة والتأجيل.
- الابتعاد عن الاهتمام بالتفاصيل: قد تكون المعرفة بتفاصيل المهمة التي نقوم بها تساعدنا بتنفيذها، لكن ما يعطي مفعولا عكسيا هو الاهتمام بالتفاصيل الدقيقة التي قد لا نحتاجها إلا بعد ثلاث أو حتى خمس سنوات، لذا فما الداعي للتفكير بها منذ الآن، فلندعها ولا نتركها تسحبنا للخلف.
- تحديد أهدافك المستقبلية: هل تعلم ما هي أهدافك في هذا اليوم وفي هذا الشهر وخلال السنة المقبلة؟ لو لم تتمكن من الإجابة عن تلك الأسئلة، فاعلم أنه ينبغي عليك الاهتمام بهذا الموضوع بشكل أكبر. قد نجد صعوبة في بداية الأمر، لكن وبقليل من التنظيم لأوقاتنا، سنتمكن من تحديد الطريق الذي نريد سيره.
- تخصيص بعض الوقت يوميا للراحة: تتعدد الاختلافات بيننا نحن البشر وبين الرجال الآليين، ومن ضمن تلك الاختلافات أننا نحتاج إلى وقت من الراحة بعكسهم هم. لذا يجب أن نتعود على تخصيص مدة 5-10 دقائق كل ساعتين من العمل مثلا، كي نتمكن خلالها من إعادة شحن طاقاتنا وتحفيز درجة التركيز لدينا.
- لا تبحث عن إرضاء الجميع:
يقال إن إرضاء الناس غاية لا تدرك، وبناء على هذه المقولة وعلى خبرتنا السابقة، ندرك أن محاولاتنا لن توصلنا سوى لإهدار وقت كان يمكن أن يستغل بشيء أكثر فائدة. يجب علينا عدم بذهل الجهد لتغيير فكرة لا نملك السيطرة عليها، وإنما علينا أن نحاول تحسين ما يمكننا السيطرة عليه وهو أنفسنا. لذا يجب أن نصرف طاقاتنا على تحسين قدراتنا بشكل يسهل من وصولنا لما نريد.
علاء علي عبد
[email protected]
