التدوين وفن إدارة الوقت أهم صفاتها
كوكب حناحنة
عمّان- تحاول تهاني صافي، والتي تعمل في مجال السكرتارية منذ 11 عاما، تدوين كل ما يطلب منها في العمل على أجندتها الخاصة، مرتبة اياها حسب الأهمية وتحدد لكل منها الوقت اللازم للإنجاز.
واعتادت قبل البدء بيومها العملي أن ترتب مكتبها وان تضع الأوراق والملفات في مكانها المناسب.
ويعتمد عمل صافي على استخدام الكمبيوتر، إذ تقول"أقوم بترتيب الملفات على الكمبيوتر وتحت مسميات واضحة وتحت تسلسل معين يسهل علي وعلى رب العمل في حال غيابي العودة إليه، ولأستثمر وقتي بإنجاز أشياء أخرى بدلا من البحث الطويل غير المجدي" .
وتستخدم تهاني(أم احمد) الأسلوب ذاته في بيتها، ولا تخرج من بيتها إلا بعد أن تضع كل شيء في مكانه المناسب، مبينة "لأن ذلك يسهل عملية الوصول إلى أي شيء حال الحاجة، ويجعل منزلي منظما دوما، وهذا الأسلوب انعكس على زوجي وأولاودي، فهم يسيرون على هذا النهج ويشعرون بالراحة التامة".
وتلفت أم احمد إلى أن التنظيم في العمل والبيت يقود إلى الراحة النفسية والى الشعور بالرضا ويسرع في عملية الإنجاز.
ويعرف التربوي د.توفيق الرقب الشخصية المنظمة بأنها "مجموعة من الصفات الجسمية والعقلية والانفعالية التي تظهر في العلاقات الاجتماعية لفرد بعينه وتميزه عن غيره".
ويؤكد على أن الشخصية المنظمة تفهم التنظيم كوسيلة حتى لا تفقد المرونة والواقعية، وترتب الاولويات في كل شيء وحسب إمكانيات الحياة الشخصية، والموازنة بين الأشياء والمواقف.
ويشرح "مثل الموازنة بين المصالح والمفاسد، الموازنة بين تحقيق الكسب السريع وضرورة العمل بضمير، الموازنة بين إبقاء الشيء وإزالته، الموازنة بين الأشياء الثابتة والمستجدة". لافتاً إلى أهمية تطويع الإنسان إمكانياته ليصل إلى الشخصية المنظمة مهما كانت قدراته.
ويؤكد مدير جمعية العفاف الباحث الاجتماعي مفيد سرحان على أهمية أن يكون الشخص منظما في عمله وفي إدارة منزله. ويلفت إلى أن ترتيب الأعمال والأوقات أمر ضروري من أجل أدائها بشكل أفضل ومن أجل الشعور بالراحة النفسية.
مشيرا إلى أن الإنسان المنظم ينجز من الأعمال أكثر من غيره من دون أن يربك نفسه أو غيره.
وعن مقومات الشخصية المنظمة يقول د.الرقب "تعتمد الشخصية المنظمة على التدوين في كل الأمور والشؤون وكل واجب وكل موعد وكل ما هو مطلوب للقيام بأدائه لذا يجب ان تمتلك الأدوات، وتقدر الشخصية المنظمة الوقت الكافي بدقة وبصيرة ولا تستعجل قطف الثمرة قبل أوانها، وتعلم أن الإبداع لا يولد إلا عندما يأتي أوانه".
وبحسب الرقب فان أهم صفات الشخصية المنظمة "فن إدارة الوقت".
ويشرح "تعد هذه الصفة من أساسيات المجتمعات المتحضرة، أذا بدأ أي شخص بتنظيم وقته بطريقة فعالة فسيحصل على نتائج فورية، مثل زيادة الفعالية في العمل والمنزل، تحقيق الأهداف المنشودة بطريقة أفضل وأسرع، يقلل من المجهود المبذول، وهذا يجعلنا أكثر راحة، وستلاحظ أنك بدأت بالتفوق على نفسك وعلى غيرك أيضا في مجالات عدة" .
وعن صفاتها الأخرى يقول "ترتيب الموقع ومكان العمل ومستلزمات العمل ولا تنس الشروط والمؤيدات والميسرات، وتعمل بالإدارة مع الأشياء والأشخاص وتقدر الجهود وتصدق الأعذار الواقعية والملحة، وهي متوازنة ومتوافقة في جميع جوانب حياتها ولا تهمل جانبا على حساب جانب آخر، وتخطط لتنظم، وتفهم التخطيط كقاعدة سواء كانت لعام أو لساعة" .
في حين تلفت المدربة في مجال التفكير الايجابي د.سحر شقيدف إلى أهمية تدوين المواعيد والأعمال على ورقة أو أجندة خاصة، "لان الشخصية المنظمة لا تعتمد على الذاكرة".
وللوصول إلى الشخصية المنظمة تنصح شقيدف بضرورة ترتيب الأعمال حسب أهميتها في حال كان الوقت لا يكفي إلى إنجازها كاملة. وتؤكد على ضرورة الموازنة بين متطلبات الحياة.
وقسمت الأعمال حسب الوقت إلى عاجل مهم، عاجل غير مهم، غير عاجل مهم، غير عاجل غير مهم.
وطالبت شقيدف بضرورة تنفيذ العمل العاجل المهم، ونوهت إلى عدم الوقوع في فخ العاجل غير المهم، وعمل جدول لغير العاجل المهم، وبضرورة حذف غير العاجل غير المهم من الحياة.
ويذهب سرحان إلى أن بعض الناس قد يجدون الصعوبة في تحقيق التنظيم إذا لم يعتادوا عليه من قبل. ويبين أنه ومع الأيام يصبح أمرا عاديا، بخاصة عندما يجد الإنسان الثمار الايجابية للتنظيم.
ويضيف "الإنسان المنظم يشعر بالمسؤولية، ولا بد لنا أن نعرف ما لدينا من قدرات وطاقات وكيف نوجهها ونستفيد منها".
وبحسب سرحان فإن "التنظيم داخل الأسرة له عدة أوجه منها الالتزام بالاوقات المحددة للنوم والاستيقاظ والالتزام بمواعيد العمل والمواعيد مع الآخرين، والاستفادة من أوقات العطل والأعياد وعدم تراكم الأعمال والواجبات وتنظيم محتويات ومقتنيات المنزل بما فيه من أثاث ووثائق".
ويزيد "ذلك يعني وضع كل شيء في مكانه المخصص وهذا سيقود إلى شعور أفراد الأسرة بالراحة النفسية وشعور الضيوف والزائرين بذلك، وسيمكن الأسرة من الاستفادة القصوى من مساحة المنزل ومقتنياته".
وعن علاقة الشخصية المنظمة بالإبداع وتأثيرها عليه يخلص"هذه الشخصية تشق طريق الإبداع عبر قيامها وامتلاكها للمقدرة على اختراق الواقع الفوضوي، ثم تفتح ثغرة فيه تنظر للمستقبل فتخضع أدوات الحاضر لرؤية القادم، فالتنظيم أحد مرتكزات العمل المبدع الخلاق".
